Tankkarte für Firmen: Was sie kann und was nicht

Wer darf tanken, wie viel, und wie kommt die Rechnung in die Buchhaltung? Diese Fragen löst eine gute Tankkarte. Eine weitere Frage, nämlich ob auch der richtige Kraftstoff im Tank landet, beantwortet sie nur zum Teil. Dieser Beitrag erklärt, was eine Tankkarte für Firmen kann, welche Regeln Sie für Ihre Mitarbeitenden festlegen sollten und wo ihre Grenzen liegen.

Was ist eine Tankkarte für Firmen?

Eine Firmentankkarte ist ein bargeldloses Zahlungsmittel für Dienstfahrzeuge. Getankt wird an der Station, abgerechnet wird gesammelt über das Firmenkonto, sodass Fahrer keine Belege mehr einreichen müssen (Athlon FleetGuide, abgerufen 14.10.2026). Es gibt markengebundene Karten, die nur im Netz einer Tankstellenmarke gelten, und markenübergreifende Karten mit größerem Netz, aber häufiger mit Karten- oder Servicegebühren (Dr. Web, Tankkarten-Vergleich, 06.10.2026). Immer häufiger kommen Hybridkarten dazu, mit denen Mitarbeitende tanken und laden können.

Was eine Firmentankkarte kann

Die meisten Anbieter bieten eine ähnliche Grundausstattung. Laut Dr. Web gehören dazu (06.10.2026):

• Warenkreise: Pro Karte legen Sie fest, ob nur Kraftstoff, auch AdBlue oder zum Beispiel die Wäsche bezahlt werden darf.
• Limits: Tages- und Monatslimits pro Karte begrenzen den Schaden, wenn eine Karte verloren geht.
• Länder- und Stationssperren: Je nach Anbieter lässt sich die Karte auf bestimmte Länder oder Stationen beschränken.
• Kilometerstand an der Kasse: Manche Karten fragen ihn bei jedem Tankvorgang ab. Das ist die Grundlage für Verbrauchsauswertungen.
• Bindung an das Fahrzeug: Statt an eine Person kann die Karte an ein Kennzeichen gebunden werden, was sich bei mehreren Fahrern pro Auto anbietet.

Die Kosten unterscheiden sich stark. Dr. Web nennt Einmalgebühren von 2,50 bis 12,50 Euro pro Karte und laufende Gebühren von 0,99 bis 5 Euro pro Karte und Monat, viele Stationskarten sind dagegen gebührenfrei (Stand 03.10.2026). Vergleichen Sie also nicht nur Rabatte pro Liter, sondern auch Nebenkosten wie Papierrechnungen oder Ersatzkarten.

Tankkarte für Mitarbeiter: Diese Regeln gehören dazu

Eine Tankkarte ist nur so gut wie die Regeln, die für sie gelten. VW Financial Services verweist darauf, dass Arbeitsvertrag, Dienstwagenüberlassungsvertrag und ergänzende Richtlinien den Rahmen setzen (VW FS Magazin Flotte, 01.06.2026). Bewährt haben sich diese Punkte:

• Wofür gilt die Karte? Meist nur für das zugewiesene Dienstfahrzeug und für fahrzeugbezogene Leistungen. Einkäufe im Shop bezahlen Mitarbeitende selbst (VW FS, 01.06.2026).
• PIN getrennt aufbewahren: Kein Zettel im Handschuhfach, keine Karte im Auto liegen lassen, Verlust sofort melden und sperren lassen (Athlon FleetGuide).
• Kilometerstand genau eintragen: Geschätzte Werte verfälschen die Auswertung des ganzen Fuhrparks (VW FS, 01.06.2026).
• Privatnutzung ausdrücklich regeln: Wer mit der Firmenkarte den Privatwagen betankt, begeht laut VW FS einen Vertragsverstoß. Ist private Nutzung erlaubt, entsteht ein geldwerter Vorteil (Athlon FleetGuide); die steuerliche Behandlung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
• Auswertungen nutzen: Athlon empfiehlt, auffällige Muster sichtbar zu machen, etwa wenn zu viele Autos mit derselben Karte betankt werden.

Firmenwagen-Tankkarte und falscher Kraftstoff: Was die Karte nicht leistet

Ein häufiger Gedanke im Fuhrpark lautet: „Die Tankkarte sperrt doch den falschen Kraftstoff.“ Ein Blick in die Unterlagen der Anbieter zeigt, dass das nur teilweise stimmt.

Viele Karten kennen Produktstufen. Im Shell-Bestellformular eines Kartenvermittlers gibt es etwa die Kategorie „nur Diesel“ und die Kategorie „Diesel- oder Ottokraftstoff“, die Karte wird dabei auf ein Kennzeichen ausgestellt (Kaiser & Tappe, Anmeldeunterlagen Shell, Stand 05/2024). Die JET Card in Österreich hat eine „Restriktionsstufe 4: Nur Diesel / AdBlue“, festgelegt pro Fahrzeug oder Fahrer (AGB JET Card, Fassung 11/2023).

Daraus ergeben sich drei Grenzen:

1. Eine Stufe „nur Benzin“ fehlt in beiden Unterlagen. Für einen Benziner bleibt dort nur die Stufe, die Diesel und Ottokraftstoff gemeinsam freigibt. Diesel im Benziner ist damit nicht ausgeschlossen.
2. Feinere Unterschiede kennt die Karte dort nicht. Super E5 und E10 oder Diesel B7 und HVO100 werden in diesen Stufen nicht getrennt.
3. Der Zeitpunkt der Prüfung. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob die Sperre schon vor dem Zapfen greift, etwa am Kartenterminal, oder erst beim Bezahlen. Greift sie erst an der Kasse, ist der Kraftstoff bereits im Tank.

Was im Fahrzeug tatsächlich getankt werden darf, legen Hersteller und Autohaus verbindlich fest. Diese Angaben stimmen Sie mit dem Fuhrparkmanagement ab und hinterlegen sie dann bei der Karte.

Warum das wichtig ist: Wer zahlt nach einer Falschbetankung?

Ein Fehlgriff an der Zapfsäule ist schnell passiert, vor allem mit wechselnden Fahrern, unter Zeitdruck oder nach einer langen Schicht. Die Kosten bleiben dann oft am Unternehmen oder am Fahrer hängen:

• Kfz-Haftpflicht, Teil- und Vollkasko zahlen bei Falschbetankung in der Regel nicht, weil sie als Betriebsschaden gilt (R+V, aktualisiert 05/2025).
• Laut VW Financial Services müssen die Kosten meist vom Fahrer selbst getragen werden, der Schaden kann aber zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt werden. Erste Anlaufstelle ist immer das Fuhrparkmanagement (VW FS Magazin Flotte, abgerufen 14.10.2026).

Wie die Haftung zwischen Arbeitgeber und Fahrer verteilt wird, erklärt unser Beitrag Arbeitnehmerhaftung beim Dienstwagen: Wer zahlt bei Falschbetankung? Was nach einem Fehlgriff zu tun ist, haben wir auf unserer Seite Falsch getankt: Was jetzt? zusammengefasst.

5 Tipps: Tankkarte und richtiger Kraftstoff im Fuhrpark

1. Kraftstoff pro Fahrzeug erfassen. Eine Liste mit Kennzeichen und freigegebenem Kraftstoff (laut Hersteller bzw. Autohaus) ist die Grundlage für alles Weitere.
2. Karten an das Kennzeichen binden. Dann passt die Produktstufe zum Fahrzeug, nicht zur Person.
3. Die engste passende Stufe wählen. Für Dieselfahrzeuge bietet sich, wo vorhanden, die Stufe „nur Diesel“ an.
4. Beim Anbieter nachfragen. Gibt es eine Stufe nur für Ottokraftstoff? Und wann genau greift die Sperre?
5. Die Information an die Tankklappe bringen. Die Karte wird oft erst an der Kasse gezückt. Entscheidend ist, was der Fahrer sieht, bevor er zur Zapfpistole greift.

Die Ergänzung zur Tankkarte: der Tankfreund

Für den letzten Punkt gibt es den Fehlbetankungsschutz Tankfreund: eine robuste Lasche, die hinter der Tankklappe über dem Tankdeckel hängt und zum Tanken angehoben werden muss. So sieht der Fahrer den richtigen Kraftstoff genau in dem Moment, in dem er ihn braucht. Es gibt ihn für B7 Diesel, E5, E10 und HVO, mit Kraftstoffnamen in mehreren Sprachen und auf Wunsch mit Ihrem Logo. Er ist in zwei Minuten angebracht und kostet unter 3 Euro pro Fahrzeug.

Cambio CarSharing setzt ihn in der ganzen Flotte ein: „Mit dem Tankfreund konnten wir mit einer kleinen Investition den ganzen Fuhrpark schützen. Seitdem hatten wir keine Falschbetankung mehr.“ (Rainer Zuszek, Cambio CarSharing). Weitere Beispiele finden Sie auf unserer Seite für Flotten und Fuhrparks.

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